Die Vision vom papierlosen Büro

Auch wenn die Begriffe eher sperrig daherkommen: Die jüngst realisierte Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) und eines Vorgangsbearbeitungssystems (VBS) sorgt bei der ZAK für viele Vorteile und Arbeitserleichterungen. Bei der Software fiel die Wahl auf das System „2Charta“, das in zahlreichen Kommunalverwaltungen zum Einsatz kommt und über einen Rahmenvertrag des Landes Rheinland-Pfalz ständig fortentwickelt wird.

Die Arbeitswelt hat sich verändert. Gefragt sind Dokumente, die orts- und mitarbeiterunabhängig zur Verfügung stehen. So haben auch Mitarbeitende im Homeoffice oder auf Dienstreise die Möglichkeit, auf wichtige Dokumente zuzugreifen. Darüber hinaus werden Vorgänge mit einem aktuellen Revisionsstand hinterlegt, um interdisziplinäres Arbeiten zu ermöglichen. Durch die Systeme können Prozesse, beispielsweise im Rechnungswesen, automatisiert werden, um Durchlaufzeiten zu beschleunigen.

Angeschlossen daran ist das Beschaffungswesen. Diese Umstellung wirkt sich ebenso positiv auf die Ablauforganisation der ZAK aus wie die konsequente Abschaffung der papiergeführten Personalakten. Federführend verantwortlich bei der Einführung der beiden Systeme ist Jens Hirsch (unser Foto), Abteilungsleiter Verwaltung bei der ZAK.